某公司采购管理制度及操作流程(包括:集中计划采购 零星采购 应急...

制定本公司的采购管理制度及操作流程，旨在加强公司制度管理，健全采购制度，提高采购效率，明确岗位职责，降低采购成本，减少不必要的开支，以保证采购工作的正常化、规范化。本制度覆盖的采购类别包括集中计划采购、零星采购、应急采购与年度采购。采购物品涉及单价万元以下的工程设备、工程原料、实验器材、实验药剂、化学药剂、劳保用品、办公用品以及应急事件、突发事件中所需的物品。有权申购的部门包括工程部、研发部、咨询部、市场部、办公室、财务部。

采购应遵循“秉公办事、维护公司利益”的原则，综合考虑质量与价格因素，择优选取供应商。采购物资应向正规商家采购，原则上要求开具发票。物资采购由需求部门负责采购、询价及后期谈判。各部门应有专人负责采购事务，申购人与采购人不得为同一人。

采购流程包括：采购申请、申购、询价、核价、审批、采购实施与验收入库。采购申请时，申购人应向仓库询问物资库存情况，避免重复采购，并填写“申购单”。紧急采购时，申购人在“申购单”上勾选“紧急”选项。采购由需求部门负责，填写“采购物资流转单”。各部门进行询价，提供三家以上供应商及价格，财务部提供历史价格比对。采购人或相关负责人参考历史价格对拟采购物资进行核价，并填写“采购物资流转单”。采购人将“采购物资流转单”逐级审批，报公司各级负责人审批后，进行采购。采购实施后，采购物资到货后，由采购人、申购人、入库人协同，进行验收，并办理入库手续。采购物资原则上要求货票同行，采购人应在货到后1个月内办理报销手续。采购人应将供应商送货单、入库单、物资采购流转单、收款收据等单据交予财务部结款或开具支票。

集中计划采购与年度采购的流程与一般采购流程相似，但有特定的部门与时间安排。零星采购具有临时性、偶发性、金额低的特点，由部门人员电话征求负责人同意后，选择可靠的供应商进行采购，并填写“物资采购流转单”。应急采购则是公司因应急处置需要而临时进行的采购，由应急处置小组进行，无需进行三方询价，应以最便捷的方式进行采购，兼顾价格与质量。采购完成后，应编制“采购物资流转单”，按照一般采购流程进行流转，剩余物资需补办入库手续，取得入库单。

采购结束后，采购人应将采购单、采购物资流转单、入库单、发票或收款收据等材料复印两份，原件交予财务部审核、付款，一份复印件留存本部门，一份复印件连同供应商主体证明材料、联系方式交予公司法务保管。法务人员接受采购相关材料时应要求采购人填写材料接受清单，按照采购所属项目进行归档。

采购纪律包括采购人职责与采购人行为规范。采购人职责涉及建立供应商资料与价格记录档案、做好市场行情调查、询价、比价、议价及订购作业、处理物资品质、数量异常、交期进度控制及做好采购记录及对账工作。采购人行为规范要求采购人员严格按照制度执行采购作业，及时进行备案，确保备案材料真实、齐全，避免接受任何形式的馈赠、回扣或贿赂，若违反制度或失职，将受到批评教育、降职、降薪、转入试用期或辞退的处罚，严重者将被提交司法机关处理。

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