一个会议,如果参会人员复杂,议题不明确,甚至是很多人员开会前都不知道有哪些事要议,会议组织者需要经常问“哪位还有什么事……”这种会议就是毫无准备的会议,最终也不会有实际的“产出”。
关于会议准备方面,可以参考这些点。
会议组织者的准备 (5W1H)
Why:寻求为什么必须召开会议,是否有开会之外的也能解决问题的其它途径。
What:对议题是否符合会议目的进行检查。
Where:对是否有能够容纳所有人的场所进行确认。
When:会议定在什么时间?对是否很好地遵循时间进行确认。
Who:让适合议题的人出席会议。
How:对得出符合议题的结论如何进行推广。
会议主持者十项确定
确定好会议的目的和类型了吗?
确定好会议的议题、日期、时间了吗?
确定好会议参加者了吗?
准备会场和各种备置用品了吗?
准备好要分发的资料了吗?
充分修饰会议前半部分了吗
会议顺利地进行了吗?
充分概括出结论了吗?
得出令人满意的结论了吗?
分发会议录并在会议录中公布下次会议的主题了吗?
与会者六项会议准备
充分确认会议目的和议题;
以自身的经验、知识或信息等为基础,就议题进行协商;
对议题进行分析,讨论其中的问题是什么;
试着寻求问题的解决对策;
试着在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动;
自己的资料准备和草稿,如有必要,也复印一下其他人的资料。
以上回答来自鲸会务,希望能够帮到您。
会议管理,看似简单,但真正把它做好,却是秘书或者其他行政办公人员比较头疼的事情。业界流行一句话,叫做:“会而议,议而决,决而行,行而彻。”这句话读起来琅琅上口,简明扼要,亦有一些企业将之张贴会议室一偶,但是真正将会议管理做好,绝非易事。在实际工作中,要不就是会而不议,或者就是议而不决,或者决而不行,凡此种种,皆存业界。我感觉做好会议管理,需要遵循以下原则:
工具/原料
日事清软件
方法/步骤
1、一是主题要聚焦、人员要相关。提前商讨,明确会议要解决的问题,聚焦当前关键的问题。如果没有目标,就不要开会。一般会议最好一个主题,综合性会议最好不超过三个主题。开小范围的会,原则上,每次会议参会部门的参会人数为1人,会议牵头部门参会人数(不含汇报人)不超过3人。通过会前签到、会中议题相关人员管控等方式,拒绝“无关人士”参会。与会者与会议议题要密切相关,要能够深入开展交流和有针对性的解决问题。
2、二是事先要通报、回复要及时。重大议题应至少提前一天告知,会议议题、相关资料、发言次序应在会议通知中告知。在会议时间确定后,会议牵头部门应提前发出会议通知,准确写明会议名称、时间、地点、会期、参会人员、会议内容、注意事项,以及会务联系人等信息。会议通知发出后,会议牵头部门应通过会议管理平台等方式,再次通知参会人员,进行确认,并及时得到相应的回复。
3、三是程序要准确、时间要紧凑。提前准备会议议程,规定发言次序,会议主持人按事先议程控制会议的进程,避免临时性议题成为主角。事先规定会议时间,且要有效控制会议节奏。可限定汇报人发言时间、议题讨论时间。安装计时软件或运用计时器,对汇报时间进行监督、提醒,会议主持人对讨论时间进行正确引导。
4、四是记录要完整、决策要督查。会议记录要完整、规范,从签到、讨论到会议决议、表决情况,都需详细记录。牵头部门应指定专人,使用专门的记录本,作好会议记录,必要时应对会议过程进行录音。会议纪要需在会议召开24小时内下发相关单位。会议决策要做到及时检查,定期落实和总结。牵头部门结合会议纪要,进行会议任务分解和督办。
5、五是流程要科学,保障要有力。要想使会议取得预期效果,最关键的是要有一套匹配的管理系统,有了适合自己公司的管理系统,才可以让会议制度更长久、让执行人更具有执行力,从而实现会议的最终目的。我们公司一直使用日事清来处理、解决会议管理工作,在日事清的计划模块中的专门的会议管理模块,我们将会议拆解成以下五个部分:会议制度、会议通知、会议纪要、会议总结和会议结果执行。当然,每个公司可以结合自己公司的实际情况拆解成更多的部分。每一部分都有相应的制度、管理权限、管理内容和相应的责任人、完成时限等。最重要的是会议完成之后对于产生的下一步行动要落实到事,责任到人,从而做到“会而议,议而决,决而行,行而彻”。
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