一、先表示感谢。比如我在访谈前,首先会进行自我介绍,并且真诚对大家说“感谢大家抽出宝贵的时间,来接受我的访谈“。先让对方把警戒心去掉,这是访谈的第一步。
二、说明访谈目的以及对当事人的好处。很多时候,即使在你进行了自我介绍以及表示了感谢,但对方不是不太相信你,这个时候,你就要告诉对方,你希望获得什么,他能够得到什么。
比如我会说,这次叫大家来,不是大家的工作没有做好,而是公司要进行培训了,我想了解一下大家对此次培训有什么需求。我说,如果你们能多说一些,让我对公司有多一些了解,本次培训对大家的帮助会更大一些。
三、如果是一对一的访谈,说明一定为对方保密。这一点很重要,你要强调,你是职业的,有自己的职业操守。同时,也希望她实话实说,不要编造故事。
四、说明时间,强调会准时结束,不影响他们的工作。守信是非常重要的一点。如果后面到时间了,但没有谈完,你可以根据对方的意愿决定是不是要继续下去。总之,在访谈过程中,一定要体现你的真诚、尊重和耐心。
以上四点,都是为了在访谈的过程中保持一个彼此信任的关系。另外,在访谈的过程中,也切忌批评,一定要用中立的语气去挖掘、确认,不能刺激对方,这是成功的访谈的基础。
另外,在访谈结束的时候,可进行总结并由对方确认,并向对方表示感谢,让对方留下一个好印象。
(四)访谈中的提问技巧
员工访谈没有结果的第二主因,是访谈人问的问题不够清晰,不方便对方回答。等到对方开始作答了,你又说“我问的不是这个“,通常对方会不高兴,因为你把他喜欢说的话题给按住了,所以在问话时,一定要尽量具体。
举一个例子。在我的MTP需求访谈时,我可以这样问“对于这次培训您有哪些期望?“,也可以这样问“这次MTP培训是管理培训,不会涉及到生产计划、品质等专业知识,侧重于团队管理与沟通技巧,包括与上司的沟通、跨部门的沟通以及如何与下属的沟通,能否说说您希望课程帮你处理工作中的哪些挑战?
问题是有边界的,最怕是当事人的问题的口子太大,怎么答都行,这样你就得不到想要的信息。比如,常常有同学对我说,侯老师,我从事HR多年,现在工作有些迷茫,您觉得应该怎么办呢?
这样的问题就问得没有质量,我怎么回答都行,比如我可以说,你要努力一点啊,要多一学一点东西啊,要想清楚自己的目标啊,要有耐心啊等等。
如果他把问题改一下,效果就会好得多,比如对方可以这样问“我从事HR一共8年,先后从事过招聘、培训工作,现在担任公司的HR主管,但最近遇到瓶颈,因为感觉没有上升的空间。我的工资二年没有加了,现在我想换一家公司,但我向其他公司投了三次简历出均没有收到回复。我现在有些迷茫,您觉得我是继续在现在的公司等待机会呢还是不如换一份工作?具体应该怎么做呢?”
提问是一项非常重要的技术,一、二篇文章讲不完。但我想讲三个重要的点:
一、预先框定问题。具体做法是,先提一个具体的问题,确定问题的方向。
二、先问封闭式的问题,再问开放式的问题。这样的组合效果会更好,具体可参考上面的问题。请注意,如果你一开始就问了个开放式的问题,对方可能严重跑偏,比如,如果我直接问同学“你对这次MTP培训有什么期望啊”,她可能会说“希望培训后,老板能让我们涨点工资”。实际上,因为你问得太泛,这样的回复很多,让问话人觉得很无语。
三、在问话时,尽可能使用柔性的语言。比如你想知道对方与上司的关系,你可以这样问“能不能问一下,您平时与上司的关系如何?”,这样的问话比直接这样问“你和上司关系怎么样?”要好得多。
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