如何建立和修改人员档案

整理员工人事档案的方法（第一篇）

人力资源档案工作是 我院档案工作的重要组成部分,是 人力资源管理工作的重要内容, 是书院规范化建设和科学发展的基础性工作。

搞好人力资源档案工作，最终 目的是为准确全面地考察了解和高效选拔使用好教育教学、管理和服务等方面的人才，选贤举能，知人善任，建设好职工队伍，优化人力资源配置，为不断提高办学质量和经济效益发挥应有作用。

第一章总 则

第一条 为了提高书院人力资源档案管理水平，有效地保护和利用好档案，更好地为我院各项工作服务，结合我院实际，参照档案管理的基本要求，特制定本规定。

第二条 书院员工人力资源档案由人力资源处集中保管。其任务是：收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料；办理档案的查询、借用；探索建立适合书院院情的人力资源档案管理和使用办法。不断研究档案工作情况，逐步实现人力资源档案管理的规范化。

第三条 学习、贯彻执行国家关于员工人事档案工作的法令、*和规定，结合我院的实际情况，制定员工人事档案工作的规章制度，并负责组织、指导、监督、检查和执行。

第四条 严格执行员工人事档案使用借阅规定，严格执行保密制度，确保档案的完整、安全。

第二章 人事档案归档范围和要求

第五条 归档范围

（一）考试录用形成的有关材料：如应聘人员考核登记表、应聘考试材料、入职报到表、合同书等。

（二）在人力资源工作中形成的履历表、简历表和属于自传性质的材料:如学历、教师资格、职称证明书及相关证件复印件等。

（三）鉴定、考核、考察工作中形成的有关材料：如年度考核材料，民主评议的综合材料，组织审定的考察材料等。

（四）认定、评聘专业技术职称工作中形成的有关材料：专业技术职称任职资格申报表、聘任、认定专业技术职务审批表及考核材料、有关证书等。

（五）党、团组织建设工作中形成的有关材料：如中国*党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；民主评议党员材料等；中国*主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表等材料；加入民主党派的有关材料等。

（六）表彰奖励活动中形成的有关材料：如评选、嘉奖、通报表扬先进工作者等形成的表彰材料。

（七）定职、定级材料。

（八）办理工资、待遇等工作中形成的材料：如转正定级、各种工资变动，提职晋级和奖励工资等材料；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。

（九）参加院内外有关培训进修等的有关材料。

（十）健康检查的有关材料：新录用人员体检表等有关反映身体健康情况的材料。

（十一）、辞退材料、辞职审批材料等其它起重要依据作用的材料。

（十二）、其他有鉴定性、结论性的材料等。

第六条 收集方法

（一）为了使员工档案能够适应人力资源管理工作的需要，要经常通过有关部门收集员工任免、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映员工德、能、勤、绩的材料，充实档案的内容。

（二）建立主动送交员工档案材料归档的工作制度，及时地将新形成的员工档案材料送交人力资源部归档。

（三）有计划地布置填写员工履历表、鉴定、自传等，并及时将这些材料补充进员工档案。

（四）人力资源处要严格执行上级有关人事档案收集归档的各项规定，主动和有关部门协调好档案的收集方法和程序，以使员工档案材料及时完成归档。

第七条 归档要求

（一）收集的材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实、完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备，需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归档。

（二）不属于归档范围的材料，不得擅自归档。凡销毁材料，必须详细登记，经人力资源处负责人检查，并报请书院主管负责人审查批准。

（三）归档的材料必须是办理完毕的正式材料。聘用录取时的有关个人的证明材料没有原件可用复印件，在院内工作时形成的材料要用原件，一般不得用复印件代替原件存档。材料必须有承办单位或个人署名，有形成材料的日期并注意不归重复材料。

（四）凡规定要同本人见面的材料，一般应有本人的签字，特殊情况下本人见面后未签字的，可由组织注明。

（五）员工人事档案材料的载体，使用A4规格的办公用纸，文字须是打印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。

（六）各类人事档案材料应在材料形成后尽快归档。

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