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回答时间:2022-05-31 05:31
接待工作是企业办公室工作系统的重要环节,接待工作水平高低能够集中反映一个企业的整体形象,能够展示出接待人员的素质和能力,同时对于推动工作开展也具有十分重要的作用。在新形势下,为适应企业发展要求,办公室接待工作必须做到热情周到、耐心细致、规范有序、客人满意,从而更好地发挥职能部门作用,以实际行动树立现代企业机关的新形象。
一、认真细致地做好接待前准备
接待前做好充分的准备是保证接待工作质量的前提。首先,沟通情况,了解意图。在接到上级部门或对方的通知或电话后,应立即向有关领导汇报,并主动与对方取得联系,了解清楚上级或对方来访的人数、身份、民族、性别、日程安排等,还应掌握上级领导来检查指导哪些工作或来访客人的主要目的、有什么要求、活动的方式等等,以便安排好餐饮、车辆,确定参观或会务 类型及地点等各项工作。
其次,超前考虑,周密安排。在了解掌握以上情况后,对接下来的接待工作进行充分考虑,主要包括所需材料的准备、会务地点的确定、餐饮的安排、结束送行的礼节及其他有关注意事项等。考虑中的每项任务、每一个环节都要细化任务,做到分工合理,责任明确,使每项工作都有人负责、有人承担、有人落实。在考虑接待工作时要注意对待上级机关与兄弟单位的区别,因人而异,根据需要妥帖安排。接待工作考虑成熟之后,及时向主管领导汇报,征求领导意见,并按照领导要求进一步完善接待工作。接下来,就进入了具体实施阶段:一是迅速召集办公室有关人员对接待工作进行详细安排,让每个参与人员都明确自己的职责和任务。二是对开会时所需材料的撰写、打印进行督促办理,必须在会前整理出来,同时对开会时所需的水果、茶水等接待物品进行准备,发现不足,及时采购,以防会议期间不够用。三是通知餐饮部门做好桌次的安排、饭菜的准备工作。各项细节都必须考虑到、安排到,确保万无一失。
接待工作比较繁杂,每一个环节都直接或间接地影响到单位的整体形象,接待人员一定要细心、小心,不能粗心大意、宁可备而不用,不可用而不备,否则就会在变化了的情况面前束手无策,易出漏洞。这方面的体会是很深的,偶然的情况,往往会使我们措手不及。如有时召开会议按通知要求有这么多人参加,准备了这么多的会场和桌椅,结果有些单位多派一些人参加,临时找人摆座椅弄得手忙脚乱
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