股东大会的召集通常由董事会负责,依照公司法规定进行。在通常情况下,由董事长主持会议。如果董事长因特殊情况不能履行职务或不履行职务,则由副董事长主持。若副董事长同样无法履行职务,则由半数以上的董事共同推举一名董事主持会议。董事会若无法或不愿召集会议,应由监事会负责召集和主持。若监事会也未能履行职责,则单独或合计持有公司百分之十以上股份的股东有权自行召集和主持会议。
股东大会的召开需提前通知各股东。如果发行的是无记名股票,则应于会议召开三十日前公告会议的时间、地点和审议事项。无记名股票持有人如需出席,需在会议召开五日以前至闭会时止将股票交存于公司。临时提案的提出需满足特定条件,即单独或合计持有公司百分之三以上股份的股东,可以在会议召开十日前提出临时提案并书面提交董事会。董事会收到提案后应在二日内通知其他股东,并将该临时提案提交股东大会审议。提案的内容需属于股东大会的职权范围,并需明确议题和具体决议事项。股东大会不得对通知中未列明的事项作出决议。
股东大会的表决方式可以是会议表决,且在表决时需满足特定条件。首先,要有代表已发行股份多数的股东出席会议,即出席会议的股东所代表的股份总数需占已发行股份总数的一半以上。其次,需有出席会议的多数股东表决同意,即同意的表决权数需占出席会议的表决权总数的一半以上。此外,股东表决的基础是股票数量,即每股一票,而非每个股东一票。股东大会作出决议时,必须经出席会议的股东所持表决权的半数以上通过。然而,对于修改公司章程、增加或减少注册资本、公司合并、分立、解散或变更公司形式等特定决议事项,必须经出席会议的股东所持表决权的三分之二以上通过。
股东大会应对所议事项的决定作成会议记录,由主持人、出席会议的董事在会议记录上签名,由出席会议的董事签名。会议记录应当与出席股东的签名册及代理出席的委托书一并保存。
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